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网易邮箱“萨班斯归档与公正邮”功能是干什么的,如何使用

2019-09-16 936 来源:网易企业邮箱

由于大部分网易邮箱用户开通萨班斯归档的企业也会同时开通公正邮,所以一并介绍这两个功能的使用说明。对于只开通归档功能的企业用户,可以忽略下文中关于公正邮功能的介绍。

(一)进入网易邮箱萨班斯归档和公正邮功能

功能入口位于管理后台,登录管理后台,从“首页—应用中心—萨班斯归档”路径即可进入网易邮箱归档和公正邮功能。需要对访问者身份进行验证,短信验证码将发送到复核人手机,验证通过后即可进入。进入时的身份验证界面,如下图所示。image

(二)查看网易邮箱归档空间信息

点击网易邮箱归档功能下的“归档空间信息”菜单,可以查看归档空间的使用情况。如下图所示,包含信息如下:image
区域①展示归档功能相关信息:
    a.可开通的邮箱数量,即企业购买的可开通归档功能的邮箱总数;
    b.已开通的邮箱数量,即已经开通归档功能的邮箱总数;
    c.归档邮件数量,即已经归档的邮件总数;
区域②展示公正邮功能相关信息,如未开通公正邮功能,则不会显示此区域:
    a.已开通的邮箱数量:即企业购买的可开启公正邮功能的邮箱总数;
    b.已申请的邮件数量,即企业已申请公证取证的邮件总数;
    c.组织实名认证信息,首次登录需要进行企业信息登记,登记信息认证通过后,则如上图所示。企业只有认证通过后,才可申请公证取证;
区域③展示归档功能和公正邮功能的有效期:    a.功能有效期,若只开通归档功能,则只表示归档功能的有效期。若同时开通归档功能和公正邮功能,则表示归档功能和公正邮功能都可以正常使用的有效期;
    b.功能开通状态,有“体验试用”、“试用过期”、“正式开通”、“已过期”四个状态。在“体验试用”和“试用过期”状态时,可以申请正式开通服务。在“正式开通”和“已过期”状态时,可以申请服务续期;

(三)管理网易邮箱归档邮箱

点击网易邮箱归档功能下的“管理归档邮箱”菜单,可以查看、增加、删除归档邮箱。操作界面,如下图所示。image
1、添加网易邮箱归档邮箱
点击“添加归档邮箱”按钮,选择需要添加的具体邮箱,点击“确定”,即可添加成功。操作界面,如下图所示。image可以选择只归档部分重要的邮箱,在添加之日起,邮箱收到的邮件才会被归档。
2、删除归档邮箱
勾选需要删除的归档邮箱,点击“删除归档邮箱”按钮,并二次确认删除,即可删除成功。您也可以直接点击邮箱列表后面的“删除”按钮,快速删除某个归档邮箱。删除邮箱后,被删除邮箱此后所收到的邮件均不再被归档。但删除前已经归档的邮件不受影响。
3、查看归档邮箱
每条归档邮箱记录展示:姓名、邮箱地址、加入归档时间、是否开启公正邮。可以通过界面右上角的“搜索关键词”快速查找归档邮箱。点击每条归档邮箱记录后面的“查询”按钮,可以查询该邮箱收发的归档邮件,“查询归档邮件”的说明见后文。

(四)查询网易邮箱归档邮件

1、查询网易邮箱归档邮件
首先,点击归档功能下的“查询归档邮件”菜单,即可进入“查询归档邮件”功能;查询归档邮件操作界面,如下图所示:image
然后,录入查询条件,快速查询归档邮件。查询条件包括:域名、邮箱、关键字、邮件来源、查询范围、开始时间、结束时间、公正状态。关于查询条件,需说明:
    a.邮件来源,是根据邮件的产生方式分类的,目前有:收发邮件、搬家邮件、imap同步邮件、草稿邮件、定时邮件这五类邮件来源;
    b.查询范围,是指关键词的查询范围,例如,查询范围为“主题+发件人+邮件”,则当邮件主题、发件人和邮件附件中包含关键词,则该邮件就会被查询出来。目前支持“不限”、“主题+发件人+附件”、“主题”、“发件人”、“主提+发件人”五类查询范围;
    c.保全、已保全、已申请。“未保全”指归档邮件未存证,不会保存至电子邮件保全系统,不能申办公证。“已保全”指归档邮件已存证,已保存至电子邮件保全系统,可以申办公证。“已申请”指存证邮件已申办公证;
最后,查看归档邮件正文。点击“归档邮件列表”后面的查看,即可查看邮件正文内容。

2、导出归档邮件
您可以勾选需要导出的归档邮件,点击“导出所选邮件”按钮,即可导出eml格式的文件。
3、申办公正
您可以勾选需要公正的的归档邮件(所选邮件需要是“已保全”状态),点击“申办公正”按钮,然后跳转至电子邮件存证系统,选择公证处即可完成公证申办。

(五)网易邮箱归档系统日志

网易邮箱“归档系统日志”记录归档系统的一系列操作,包括登录、设置归档模式、查询/导出归档邮件等操作,日志不允许被更改或删除。操作界面,如下图所示。image

(六)特别说明

1、使用状态下说明
    a. 归档邮箱即使从组织架构中被彻底删除,已归档的邮件和已保全的邮件不受影响;
    b. 若邮箱已设置自动转发功能,则自动转发且不在本邮箱保留备份的邮件将不会被归档,也不会被保全。
以上就是网易邮箱萨班斯归档系统的使用说明了,你学会了吗?


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